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贵州交通职业技术学院合同管理办法
2017-04-05 09:45  

贵州交通职业技术学院合同管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范学院合同管理,加强内控制度建设,防范合同风险,维护学院合法权益,促进学院事业健康发展,依据《中华人民共和国合同法》等法律法规,结合学院实际,制定本办法。

第二条 本办法所称合同是指以贵州交通职业技术学院的名义,与其他平等主体的自然人、法人或其他组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议。

第三条 学院对外签订的合同可分为一般合同和重大合同。

一般合同是指合同周期较短(一年以下)、标的金额较小(30万元以下)的合同;重大合同是指合同周期较长(一年以上)、标的金额较大(30万元及以上)或事项重大抑或法律关系复杂的合同。

第四条 学院签订合同,必须遵守国家法律、法规、规章或其他规范性法律文件以及政策等,坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则,符合学院的相关规定,维护学院的正当权益,任何部门和个人不得利用学院合同损害学院利益。

第五条 学院合同实行统一指导,分级分类归口管理、各负其责的制度。

第二章 合同管理职责

第六条 学院成立合同审查小组对重大合同进行审查。审查小组成员由学院党委、行政办公室、财务处及(审计)、国资处筹建组、各业务归口职能部门(以下简称归口部门)负责人和学院法律顾问组成,行政办公室主任任审查小组组长。

合同审查小组职责主要包括:

(一)对重大合同和必要的合同进行会签;

(二)对标准合同范本进行审定。

第七条 学院行政办公室、国资处筹建组负责合同事务的协调工作,主要职责包括:

(一)协调法律顾问对重大合同和必要的合同进行审核;

(二)协调法律顾问参与学院重大合同的谈判和签订,并召集院内相关部门参与解决合同纠纷与调解、仲裁与诉讼活动;

(三)监督有关合同的履行。

第八条 国资处筹建工作组参与学院合同的管理,并根据业务归口部门的要求或建议,提议审查小组审查合同,做好最终合同文本以及相关材料的保管和备案。

第九条 学院各业务归口部门根据其职责范围,分类归口管理相关合同的审核和管理工作。各归口部门主要负责人为合同管理的责任人,主要职责包括:

(一)对合同项目进行可行性论证,涉及金额10万元及以上的技术服务、技术开发项目,根据需要进行风险评估,重大项目或涉及较高专业技术合同条款,根据需要征求有关专家、财会人员和法律顾问参加论证或评估;

(二)审核项目相对方主体资格及信用状况;

(三)审核合同基本条款的完备情况;

(四)审核合同的内容是否与招投标文件或谈判内容一致,是否符合学院规定;

(五)负责法定代表人授权签署合同及授权管理制度的落实;

(六)对合同项目的经济性、可行性、合法性及价款的合理性等负有审核责任;

(七)协调处理合同纠纷;

(八)监督合同的履行。

第十条 合同承办单位或承办人负责其职责范围内合同的相关工作。主要职责包括:

(一)核对合同相对方的主体资格、资信情况、履约能力以及签约代表的合法身份,并进行调查和验证;

(二)负责合同谈判、起草、会签和履行等工作;

(三)跟踪合同履行情况,根据合同履行中问题,提出解决问题的意见或建议;

(四)对合同项目的经济性、可行性、合法性及价款的合理性等负直接责任;

(五)及时上报和处理合同纠纷。

第三章 合同的起草、审查与签订

第十一条 合同的订立除即时结清方式以外,均应采用书面形式。

第十二条 为规范格式,合同原则上应采用国家或行业标准的合同文本。

第十三条 承办单位或承办人根据合同需要,可考虑联系学院行政办公室协调法律顾问参加。

第十四条 合同文本完成后,承办单位或承办人应当填写《贵州交通职业技术学院合同审批表》,连同合同文本报送归口部门审查,重大合同经归口部门初审,并经学院法律顾问提出书面审查意见后,报请项目分管院领导审批。

第十五条 合同涉及到承办单位之外其他部门的,需经其他部门审签。涉及金额5万元及以上的经济利益合同需经院财务(审计)审签。

院财务部门主要审查经济类合同条款是否符合财税法律、法规、准则规定以及学院有关财经政策和财务管理规定,合同款项支付是否有经费来源保障,资金结算及付款方式是否合理等;审计人主要审查合同的必要条款是否具备,内容是否合理合法等。

第十六条 各审查单位应在10个工作日内完成会签。重大合同及涉及到预付款项目的要上报该项目分管院领导审定的,可适当延长审批期限。

第十七条 承办单位或承办人向国资处筹建工作组报送合同初审稿时,除提供《贵州交通职业技术学院合同审批表》外,需按以下要求提供相关材料:

(一)符合学院招标采购管理规定的,需提供招投标文件、中标通知书或招标、谈判纪要等,报送材料时不得漏报、瞒报;

(二)其它需要提交的材料。

第十八条 合同文本经审查需要修改的,承办单位或承办人应根据有关审查部门的修改建议,及时对合同进行修改,并送相关部门复查通过。合同文本通过审查但在签订前有异动的,应重新审查,具体签订人要做好监管责任。

第十九条 根据院长书面授权,合同由项目归口部门主要负责人签署。接受院长授权的各部门,应认真落实合同签署授权责任,制订内部合同管理实施细则,明确内部分工,加强内部管理,确保院长授权管理工作落到实处。对于重大合同,院长可考虑授权分管院领导签署。

第二十条 各类合同统一使用“贵州交通职业技术学院”公章。

第四章 合同的履行

第二一条 合同签订后,即具有法律效力,合同承办单位或承办人应当遵循诚实信用的原则全面履行合同义务,及时跟踪和了解合同相对方履行合同义务的情况,归口部门应对合同执行情况进行动态监督,督促合同承办单位或承办人依法履行合同。

第二十二条 合同履行过程中,确需变更或解除合同的,应在法定或约定期限内,签订变更或解除合同文本。变更或解除合同,必须采用书面形式并说明变更或解除的理由、变更或解除的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等,并按规定的合同审查权限和程序再报批。

第二十三条 合同履行过程中,若对方没有按合同约定履行,承办单位或承办人应及时以书面函件形式通知对方,并保存通知证据,必要时听取学院法律顾问的意见或建议,同时应及时将出现的问题、拟采取的措施向归口部门和分管院领导汇报,积极采取措施以防止损失扩大。如发现合同签订或执行过程中存在欺诈等行为,承办单位或承办人应立即向分管院领导汇报,同时通知财务部门中止付款。

第二十四条 财务部门应根据合同条款及相关部门提供的资产验收、入账等凭据,办理结算业务。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的,财务部门不予付款。

第二十五条 合同履行过程中发生纠纷,合同承办单位或承办人和归口部门应及时处理。处理时应先协商解决,经协商双方达成一致的,应当订立书面协议;不能协商解决或经协商不成能达一致的,应及时向分管院领导汇报,并提出解决方案。

第二十六条 对需仲裁或法律诉讼程序解决的合同纠纷,归口部门应书面向分管院领导汇报,经分管院领导同意后,研究确定该合同纠纷解决的具体方案,合同纠纷处理完毕,相关部门应及时将有关材料归档备查。

第二十七条 合同履行完毕或合同权利义务终止时,承办单位或承办人应及时将履行、变更、解除合同的有关资料送国资处筹建组存档,

第二十八条 国资处筹建组应建立电子和纸质合同档案,指派专人负责管理。以一年为界限,每年移交学院行政办公室档案管理室保管。

第五章 责任追究与奖励

第二十九条 有下列情形之一,未给学院造成损失的,对直接责任者或负有领导责任的负责人进行批评教育;给学院造成经济损失的,由当事人承担相应的赔偿责任,并根据情节轻重追究直接责任人的党纪、政纪责任。

(一)合同承办单位或承办人、归口部门未调查或审核对方资信情况,未审查对方主体资格,以致签约被骗的;

(二)违反程序和规定擅自对外签订合同的;

(三)委托代理人超越学院委托权限签订合同的;

(四)应签订书面合同但未签订的;

(五)合同审查部门、合同管理部门、合同承办单位(人)和有关人员没有按本办法的规定履行职责的;

(六)丢失或者擅自销毁、隐匿合同和合同附件,以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的;

(七)在学院处理合同纠纷的过程中不及时汇报、消极应对或不及时提供必要支持的。

第三十条 未经学院法定代表人书面授权,擅自以学院名义签订合同的单位或者个人,应对该合同承担全部责任。同时,学院将依照有关规定追究责任单位及责任人员的党政纪和经济责任;触犯法律的,移送司法机关追究法律责任。

第三十一条 学院所属的不具有法人资格的单位或个人擅自对外签订合同的,该单位应对合同承担一切法律责任;给学院造成损害的,学院将追究该单位负责人及有关责任人的行政、经济责任。

第三十二条 在签订、履行合同中失职、渎职或以权谋私,损害学校利益的,学院依据有关规定追究当事人责任。

第三十三条 在合同签订或履行过程中,各相关责任人、部门负责人应认真负责,积极预防,降低风险、避免或减少损失,保障合同依法履行。为学院带来重大利益的,学院将对相关部门和个人予以表彰奖励。

第六章 附 则

第三十四条 技师学院可参照本办法管理合同事务。

第三十五条 本办法中未尽事宜,依据《中华人民共和国合同法》等相关法律、法规执行。

第三十六条 本办法由国资处筹建工作组负责解释,自发布之日起执行。

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